20 consells essencials per ajudar-vos a fer un millor ús de Gmail

O Gmail És el servei de correu electrònic més utilitzat del món, i també el més complet. Amb això en ment, hem preparat una guia amb consells essencials per ajudar-te a treure'n el màxim profit. Vegeu a continuació:

Utilitzeu les categories

Quan entres a la teva pàgina d'inici, alguns categories predeterminades ja estarà disponible i configurat. Els que veus tan bon punt entres són: Principal, Social e Promocions. En aquestes pestanyes pots trobar correus electrònics rebuts pels contactes o amb rellevància, mencions a les xarxes socials i ofertes dels llocs de compres on estàs registrat.

A més, és possible activar altres categories com ara Actualitzacions e Fòrums: en aquestes noves pestanyes podreu conèixer notícies sobre bancs, comptes i adreces que enviaven diversos missatges per setmana. Ara a la pestanya Fòrum Gmail només filtra els missatges de gats i grups.

Per activar-lo és senzill:

Pas 1: Feu clic a la icona Configuració.

Pas 2: Seleccioneu Tots els paràmetres.

Pas 3: Vés a la safata d'entrada.

Pas 4: Activa les actualitzacions i/o el fòrum.

Personalitza les etiquetes

Ara que heu utilitzat les categories que inclouen Gmail, què et sembla crear el teu propi? Amb les etiquetes teniu un control total sobre els vostres correus electrònics, optimitzant Gmail d'una vegada per totes. Són completament personalitzables i es poden crear segons les necessitats de l'usuari. A més, la divisió de color és un toc addicional per a aquells que utilitzen mètodes d'organització basats en el color.

Per afegir-los només cal que feu clic al símbol més al costat de "etiquetes” i personalitzar-lo segons sigui necessari, facilitant la cerca Gmail. Ara, quan estigueu en un correu electrònic, o fins i tot a la safata d'entrada, seleccioneu la icona de l'etiqueta i trieu-ne una o més segons necessiteu.

Tenir diversos comptes

És habitual utilitzar diversos comptes de correu electrònic per a diferents finalitats. Així, Un bon consell és utilitzar l'opció que afegeix tots els correus electrònics a una sola safata d'entrada. La Gmail simplifica la vida quotidiana dels usuaris amb aquesta opció, disponible a aplicació.

Permet cancel·lar l'enviament

Un error en portuguès, un gest equivocat o fins i tot el remitent equivocat és habitual en la gran quantitat de textos escrits diàriament i correus electrònics resposts. Per a això, un consell fantàstic per utilitzar-lo Gmail és personalitzar el temps de cancel·lació de l'enviament. Per defecte, el temps seleccionat és de 5 segons, però és possible personalitzar-lo fins a 30 segons, donant-vos un espai de respiració en cas que alguna cosa surti malament.

El procés de configuració és fàcil:

Pas 1: Seleccioneu la icona Configuració.

Pas 2: Aneu a General.

Pas 3: Seleccioneu Cancel·la l'enviament.

Pas 4: Seleccioneu el millor període per a vosaltres.

Mode confidencial

Aquest mode és ideal si el correu electrònic a enviar té un tema més sensible o confidencial. Evita que el missatge es reenviï a una altra persona i s'elimina automàticament després del temps seleccionat. Per activar-lo, només cal que seleccioneu el símbol del cadenat a la bústia de correu electrònic. temporitzador. A continuació, podeu seleccionar l'hora en què estarà disponible el missatge.

Crea una signatura

A més, una necessitat per a un correu electrònic organitzat és tenir una signatura.. Aquesta senzilla addició al teu Gmail evita retards i la necessitat de fer preguntes com “Quina és l'adreça?”, “Quin és el número de telèfon?”, etc. Per configurar-ho és senzill, només cal que aneu a la configuració i afegiu la signatura.

El procés de configuració és fàcil:

Pas 1: Seleccioneu la icona Configuració.

Pas 2: Aneu a General.

Pas 3: Trieu Subscripció.

Fet, ara només cal importar una signatura o crear-ne una Gmail.

Cerca a Gmail

L'eina de cerca del Gmail està poc explorat i el cert és que pot ser un poderós aliat de l'organització. Això, tot i ser senzill, té una sèrie d'ordres que us poden fer servir per facilitar-vos el dia a dia, anant molt més enllà de la recerca de paraules i correus electrònics. El punt negatiu és la necessitat de coneixements bàsics de la llengua anglesa, però aquestes accions són senzilles i ràpides de memoritzar. Vegem altres consells relacionats amb aquestes ordres a continuació.

Correus electrònics enviats per i per a vosaltres

Conèixer els correus electrònics que has enviat i rebut és essencial per optimitzar-te Gmail, per a això, les ordres es poden escriure a la barra de cerca Gmail i simplifiqueu la vostra vida reunint tothom en només uns quants clics.

Per esbrinar quins missatges s'han enviat al vostre cap, per exemple, cerqueu: "a:mi del correu electrònic de:boss” al bar i s'agruparan tots. El procés contrari seria “de:mi a:el correu electrònic del cap", mostrant a tothom que li vas enviar.

Així que les ordres són "a: mi de:"I"de:mi a:".

Arxius adjunts

Imagineu que necessiteu trobar un PDF adjunt a un correu electrònic. Com trobaria el fitxer el més aviat possible? Aquí utilitzaràs la màgia de la cerca Gmail amb l'ordre "té: adjunt", Que provoca tots els missatges amb els fitxers adjunts apareixen a la safata d'entrada.

Tanmateix, en aquesta situació, estem buscant un fitxer PDF i aquesta ordre portarà altres fitxers a la llista. Per resoldre el problema, simplement substituïu la paraula accessori (adjunt en portuguès), pel format del fitxer que busqueu. Així que l'ordre seria "té: PDF".

Cerca per data o tema

Per als missatges que no sabeu qui els va enviar, només un record vague de la data en què els vau rebre, les ordres abans e després seran els vostres escuders en aquesta recerca. Abans mostrarà missatges abans de la data seleccionada, ja després els posteriors. Les ordres que s'han d'escriure seran "abans: 25/11/2021"o"després del: 25/11/2021", per exemple. Canviant la data segons sigui necessari.

Utilitza les ordres del teclat

Per optimitzar l'ús de Gmail amb el teclat, hi ha ordres senzilles i eficients. Per navegar entre els missatges d'una conversa de correu electrònic, només cal que utilitzeu Tecles P i N, que us porten al missatge anterior i següent respectivament. Això evita utilitzar la barra de desplaçament i facilita la cerca de correus electrònics. A més, per enviar un missatge ràpidament, podeu prémer Ctrl i Enter alhora, estalviant temps evitant fer clic al botó d'enviament. Aquestes ordres de teclat úniques ajuden a utilitzar el Gmail més ràpid i eficient.

Programar correus electrònics

Per programar correus electrònics Gmail, podeu programar fàcilment els vostres missatges perquè s'enviïn en un moment concret, la qual cosa permet una major organització i eficiència en la comunicació.

Guia pas a pas per programar correus electrònics Gmail:

Pas 1: Obriu Gmail i feu clic a "Redactar" per iniciar un correu electrònic nou.

Pas 2: Redacta el teu missatge, incloent-hi el destinatari, l'assumpte i el cos del correu electrònic.

Pas 3: Quan hàgiu acabat d'escriure, feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat del botó "Envia".

Pas 4: Seleccioneu l'opció "Programar enviament".

Pas 5: Trieu una data i una hora específiques per enviar el correu electrònic o seleccioneu una de les opcions suggerides per Gmail.

Pas 6: Feu clic a "Programar enviament" per confirmar.

A punt! El vostre correu electrònic s'enviarà automàticament a la data i hora seleccionades.

Utilitzeu l'arxiu

L'eina d'arxiu s'utilitza per conservar els correus electrònics que no són gaire rellevants, però que no són prou rellevants per ser suprimits. En arxivar, manteniu la vostra safata d'entrada organitzada i sense pàgines de correus electrònics obertes sense cap motiu. Quan ho necessiteu, només cal que seleccioneu els elements arxivats i cerqueu el que necessiteu.

Llegeix els correus electrònics fora de línia

Les funcions que us permeten llegir els missatges rebuts fins i tot sense accés a Internet són eines excel·lents per optimitzar-vos Gmail. I el Google Has pensat en aquesta solució! Tanmateix, haureu d'activar les funcions a la configuració del vostre proveïdor.

Per accedir-hi és senzill:

Pas 1: Feu clic a la icona d'engranatge.

Pas 2: Seleccioneu Mostra tots els paràmetres.

Pas 3: Aneu a Desactivat i enceneu-lo.

Aquí teniu, ara podeu seleccionar el període de temps en què voleu que els vostres missatges estiguin disponibles i el Gmail adverteix quant d'emmagatzematge s'utilitzarà.

Trieu temes

Els temes poden ser una bona eina d'optimització Gmail. A més de donar-li el vostre propi estil, triar un tema més fosc pot ajudar a reduir la fatiga visual mentre esteu davant de l'ordinador.

Per modificar el tema és senzill:

Pas 1: Dirigiu-vos a l'element d'engranatge.

Pas 2: Seleccioneu Temes i aneu a Veure tots els temes.

D'acord, ara només has de triar el que més t'agradi.

Trobeu el botó dret

Seleccionar un correu electrònic amb el botó dret és un consell sobre com optimitzar-lo Gmail. Quan utilitzeu aquesta funció de manera predeterminada, Gmail us mostra una sèrie d'ordres que podeu executar. Podeu marcar com a llegit, arxivar, respondre, entre altres funcions.

Personalitza el teu teclat

Per personalitzar les dreceres de teclat, l'usuari primer ha d'activar-les a la configuració. Gmail. Feu clic a la icona d'engranatge, seleccioneu "Veure tots els paràmetres", aneu a la pestanya "Avançat” i activeu “Dreceres de teclat personalitzades“. A continuació, aneu a la "Dreceres de teclat” i ajustar les ordres segons les preferències personals. Això us permet configurar dreceres específiques per a accions com redactar, respondre o suprimir correus electrònics, fent que la navegació i la gestió dels missatges siguin molt més ràpides.

Utilitzeu l'escriptura intel·ligent

Smart Compose suggereix frases i paraules a mesura que escriviu, en funció del context del vostre correu electrònic. Per activar-lo, aneu a la icona d'engranatge, seleccioneu “Veure tots els paràmetres", després de"Geral", i desplaceu-vos cap avall fins que trobeu "Suggeriments de redaccióel". Activa aquesta opció per començar a rebre suggeriments automàtics. Quan accepteu un suggeriment, només heu de prémer la tecla Llengüeta per completar la frase.

Integrar altres aplicacions

Integrar altres aplicacions en Gmail pot ampliar les seves funcionalitats i millorar l'eficiència en la gestió de correus electrònics i tasques. Per començar, aneu a la icona d'engranatge i seleccioneu "Veure tots els paràmetres" i navegueu fins a "Complements“. Feu clic a "Obteniu complements” i explorar el Google Workspace Marketplace per trobar aplicacions com Trello, Asana, Google Docs, Zoom i altres que poden ser útils per al vostre flux de treball. Feu clic a "instal·lar” al costat de l'aplicació desitjada i seguiu les instruccions per autoritzar la integració. Un cop integrades, es pot accedir a aquestes aplicacions directament des del panell lateral del Gmail, que et permet gestionar projectes, participar en reunions i organitzar tasques sense sortir de la teva safata d'entrada, optimitzant així la teva productivitat.

Accés a Meet

accediu al Google meet directament des de Gmail és una manera convenient d'iniciar o unir-se a videotrucades sense sortir de la safata d'entrada. Per utilitzar aquesta funció, obriu Gmail i mireu el tauler lateral esquerre. Allà veureu l'opció "Conèixer“. Feu clic a "Comença una reunió" per crear una videoconferència nova o "Assistir a una reunió” per unir-se a una reunió existent introduint el codi proporcionat. Aquesta integració facilita programar i unir-se a reunions, cosa que us permet col·laborar amb els companys de manera eficient i ràpida, tot directament des del vostre Gmail.

Conclusió

Estigues al dia i organitza't Gmail és essencial en la vida personal i professional. La gestió eficient del correu electrònic garanteix la preservació de la informació important i la categorització dels missatges mitjançant filtres i etiquetes promet facilitar les coses. A més, la integració de Gmail amb altres aplicacions optimitza el treball i la productivitat, mentre que accions senzilles com mantenir la safata d'entrada neta i ben organitzada aporten més eficiència al vostre flux de treball.

Veja também:

46 aplicacions de productivitat per utilitzar-les a casa i a la feina

Text revisat per Rafael Braga el 29/07/2024.

Fonts: Google, WikiHow e Correu electrònic net.